InvoiceFlow

InvoiceFlow - Effiziente und transparente Verarbeitung von Eingangsrechnungen für SAP®

 

Ab ca. 50 Rechnungen pro Tag wirtschaftlich

Unabhängige Studien belegen: Die Prozesskosten pro Rechnung können in vielen Unternehmen zwischen 7 und 15 Euro angesetzt werden. Die nachgelagerten Kosten für die Beibringung der Rechnung im Rahmen von Audits oder Lieferantenanfragen sind hierbei noch nicht einmal eingerechnet. Das sind versteckte Kosten, die schon bei einem Aufkommen von wenigen Eingangsrechnungen pro Tag leicht auf signifikante Summen im Jahr anwachsen.

Hintergrund

Die Finanzbuchhaltung trägt einen vielfach unterschätzten Teil zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens bei und sieht sich heute stärker denn je unter Kostendruck: Der Geschäftsleitung sind die Kosten der Verwaltung im Vergleich zum Wettbewerbsumfeld zu hoch. Gleichzeitig pocht sie auf Beseitigung der erheblichen Compliance-Risiken aufgrund mangelnder Prozesskontrolle. Der Einkauf verweist darauf, dass seine Investitionen in e-Procurement und Virtual Purchase auf der Beschaffungsseite in der nachfolgenden Abwicklung wieder zunichte gemacht werden. Durch schleppende und oft fehleranfällige Rechnungsbearbeitung werden vereinbarte Skonto-Abzüge nicht genutzt und die Lieferantenbeziehung eingetrübt. Eine unangenehme Hypothek für die nächsten Verhandlungen. Teilweise schätzen Lieferanten das Zahlungsrisiko aufgrund mangelnder Auskunftsfähigkeit über den Verbleib der Faktura und nicht eingehaltener Zahlungstermine so hoch ein, dass sie aufgrund der schlechten Lieferantenbewertung einen Risikoaufschlag einrechnen.
      
Schaut man sich den Alltag einer Finanzbuchhaltung an, stellt man historisch gewachsene Prozesse und Organisationsstrukturen fest. So werden eingehende Rechnungen gern kopiert, eine Rechnungsfahne angeheftet oder ein Stempel aufgebracht. Die Daten werden abgetippt, die zugehörige Bestellung gesucht.

Vor Weitergabe der Eingangsrechnung zur Genehmigung legt jeder Sachbearbeiter eine Rechnungskopie in seine temporäre Ablage. Nach Rücklauf muss diese wieder gesucht und zugeordnet werden. Im Rechnungsumlauf wandert die Eingangsrechnung in einem erfahrungsbasierten Ablauf durch viele Hände, von Büro zu Büro. Sie wandert  ins Postfach der Sekretärin, in die Schublade des Sachbearbeiters, ins Abseits oder in die Urlaubsfalle. Häufig muss die Buchhaltung den Verbleib recherchieren.

Mit modernen Automatisierungssystemen können die Kosten für die Rechnungsabwicklung um mehr als die Hälfte gesenkt werden.

InvoiceFlow - Eine Lösung für alle Eingangsrechnungen

InvoiceFlow bündelt alle erforderlichen Funktionen zur Eingangsrechnungsverarbeitung in einer modularen, hoch integrierten Lösung. Sie ergänzt den SAP Business Workflow® und ist vollständig in SAP® integriert. Die revisionssichere Archivierung erfolgt in ein bestehendes oder neu zu installierendes Archivsystem.

Nicht nur einzelne Prozessschritte werden beschleunigt, sondern auch Erfassungsfehler vermieden, die teuren Ressourcen der FiBu-Fachkräfte geschont und unter dem Strich Kosten eingespart. Abhängig vom Rechnungsaufkommen und der Möglichkeit einer zentralisierten Validierung lohnt es sich, über eine OCR-Erkennung nachzudenken. Auch hierbei bietet InvoiceFlow Best-Practice Beispiele.

Die Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgt direkt in der bekannten und gewohnten SAP®-Oberfläche. Für die Erfassung der SAP®-Belege kommen die gewohnten Standardtransaktionen zum Einsatz.

Beginnend mit dem Scannen werden die Rechnungen digitalisiert, OCR-gelesen und an die inhaltliche Erschließung übergeben. Dokumente mit einer Erkennungsrate unterhalb eines voreingestellten Schwellenwertes gehen in die manuelle Nachbearbeitung (Validierung).

Nach der Inputstrecke werden Dokument und Datensatz an SAP übertragen, das Dokument im optischen Archiv abgelegt und dem Kreditorenbuchhalter ein SAP Workitem zugestellt. Verschiedene Bearbeitergruppen, mit jeweils zugeordneten Mitarbeitern, sind vorgesehen. Mitarbeiter können per Drag&Drop diesen Gruppen auch im laufenden Betrieb jederzeit zugeordnet werden (SAP® Organisationsmanagement im Einsatz). Bei Aufruf der Workitems erscheint die gescannte Rechnung im Viewer parallel zur SAP-Standarderfassungstransaktion. In der Erfassungstransaktion sind die Daten aus der OCR Erkennung vorbelegt und können vorerfasst oder gebucht werden.

Zum Start eines Genehmigungsumlaufs werden unter Angabe der Aufgabenstellung an den Empfänger je nach Bedarf ein oder mehrere parallele Prozesse an jeden Mitarbeiter außerhalb der FiBu adressiert. Einzige Voraussetzung auf Empfängerseite ist ein Computer mit Web-Browser und Acrobat Reader. Ein SAP®-User ist für die Rechnungsgenehmigung nicht erforderlich.

Über die Web-Inbox ruft der Genehmiger seine Rechnungen ab. Bleiben die Rechnungen in der Web-Inbox unberührt, erhält er zur Erinnerung automatisch eine E-Mail mit Link auf seine Web-Inbox. Nach Prüfung, Kommentierung, Kontierung und Genehmigung der Rechnung wird der Rücklauf zur Buchhaltung angestoßen.

Rückläufer aus dem Genehmigungsumlauf erscheinen im SAP Business Workplace der Buchhaltung gebündelt in einem eigenen Cluster, so dass eine strukturierte Bearbeitung der Workitems nach ihrem Prozessstatus möglich ist. Die SAP Belege werden zur Zahlung freigegeben und der Workflow beendet.

Funktionen im Überblick

• Frühe Archivierung ihrer Rechnungen in einem SAP-ArchiveLink-zertifizierten Archiv
• vollständige Integration in SAP
  
• Prozessteuerung über SAP-Business-Workflow®
• Archiverung der Prozesshistorie zum Rechnungsvorgang
• Rechnungsdatenverarbeitung in den gewohnten Standardtransaktionen
  
• Web-basierter Genehmigungsworkflow
• auch als Integrationslösung in das SAP Portal
  
• Vertretungs- und Weiterleitungsfunktionen im Genehmigungsumlauf
• Parallele Genehmigungsprozesse durchführbar
• Einheitliches Verfahren auch für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungseingängen

Das besondere an InvoiceFlow ist der über die letzten 10 Jahre kontinuierlich verbesserte fachliche Ansatz aus der Praxis heraus (Kundenprojekte). Dazu ist die technische Lösung auf dem modernsten Entwicklungsstand, z.B. basiert die Lösung vollständig auf SAP inkl. aller Webapplikationen. Darüber hinaus liefern wir die Lösung so individuell, wie ihr Prozess dies erfordert.

 

Vorteile

InvoiceFlow verschafft Ihnen viele Vorteile. Unter dem Strich können Sie vor allem eine Kostenreduzierung notieren.
Die Vorteile liegen auf der Hand:

Organisation

• Geografische Flexibilität, d.h. Realisierungsgrundlage einer veränderten Finanzwesenorganisation (Stichworte: Shared Service Center, Outsourcing)
• Prozesskostenreduzierung durch Minimierung des Arbeitsaufwands sowie Zeitersparnis. Entlastung der Mitarbeiter von Nebentätigkeiten wie Recherchieren, Kopieren, Faxen und Handling der Zwischenablagen
• Vermeidung von Verzugszinsen, Realisierung von Skonto und effektive Nutzung von Lieferantenkrediten durch punktgenaue Zahlung
• Sensibilisierung der Organisation durch Ansprache der kritischen Organisationseinheiten nach Analyse der Prozessdurchlaufzeiten

Prozess

• Standardisierung durch systemtechnische Unterstützung der Rechnungsbearbeitung insbesondere außerhalb der Finanzbuchhaltung
• Wegfall von zeitaufwändigen Recherchen, Kopier- und Zuordnungsarbeiten, manueller Übertragung der Kontierungsdaten ins System
• Vermeidung von Liegezeiten durch Eingriffsmöglichkeit, z.B. im Krankheits- oder Urlaubsfall durch Vertreter oder FiBu-Mitarbeiter

Transparenz und Kontrolle

• Revisionssichere Archivierung der Rechnungsdokumente und jederzeitiger Zugriff, d.h. Nachvollziehbarkeit des aktuellen Bearbeitungsstatus und der Historie jeder Rechnung. Konformität mit dem internen Kontrollsystem (IKS)
• Maschinelle Prüfung der Unterschriftsberechtigung im Rahmen der Genehmigung möglich
• Auswertungs- und Monitoringmöglichkeiten als Managementgrundlage und zur Umlaufkontrolle
  

 

Bei einem Einsatz von InvoiceFlow und der damit ermöglichten Prozessbeschleunigung, Qualitätssteigerung und Fehlervermeidung können Sie bei 50 Rechnungen pro Tag mit einem ROI unter ca. 2 Jahren rechnen. Mit steigendem Rechnungsaufkommen sinkt die Amortisationszeit entsprechend.

InvoiceFlow ist auch als Mittelstandslösung erste Wahl.

 

Erfahren Sie mehr aus dem technischen Datenblatt.

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Referenzen InvoiceFlow

	Rechnungsbearbeitung bei der MAN Nutzfahrzeuge Gruppe | Im Rahmen eines übergreifenden Projekts wurde die strategische Neuausrichtung des Rechnungswesen definiert. Optimale Leistung, bei niedrigeren Kosten und höherer Flexibilität, in der Leistungserbringung. weiterlesen, Success Story
	Optimierung der Rechnungsprüfung beim ZDF | Gesamtoptimierung der Rechnungsprüfung und Zahlung, wie auch die Integration in SAP R/3® und die Einbindung aller prozessrelevanten Mitarbeiter, über Gesellschaftsgrenzen hinweg. weiterlesen
	Rechnungsbearbeitung bei den Österreichischen Bundesbahnen | Potentiale der bestehenden SAP-Landschaft und der Rechnungswesenorganisation sollen erkannt und ausgebaut werden. weiterlesen
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	Transitioning DHL Webbased Invoice Approval | Strukturierte Übergabe des Betriebs, der Wartung und der Entwicklung der Lösung an die unternehmensinterne IT. weiterlesen
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